Die Grundlagen für die Berücksichtigung von Kriterien des Fairen Handels in der städtischen Beschaffung legt die lokale Politik in Form von Gemeinderatsbeschlüssen fest. Den Rahmen ihrer diesbezüglichen Möglichkeiten bilden übergeordnete Vorgaben des Vergaberechtes auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene.
Bereits am 21.02.2006 fasste der Gemeinderat den ersten Beschluss, Waren aus Fairem Handel sowie aus regionaler, möglichst ökologischer Produktion zu bevorzugen und auf Produkte, die unter Einsatz von ausbeuterischer Kinderarbeit entstehen, generell zu verzichten.
Die Stadtverwaltung Karlsruhe setzt diese Vorgaben seit 2008 durch entsprechende Vorgaben in ihrer Vergabe-Dienstanweisung um, indem sie die Beschaffungsstellen ihrer Dienststellen verpflichtet, Umweltkriterien und Kriterien des Fairen Handels bei Leistungsbeschreibungen und Vergaben zu berücksichtigen. Der Umwelt- und Arbeitsschutz berät die Beschaffenden dazu bei fachlichen Fragen, unter anderem durch entsprechende Informationen im Intranet, durch eine Siegelliste sowie eine entsprechende Handreichung. Zuletzt wurde in einem ausführlichen Sachstandsbericht 2015 stadtweit der aktuelle Stand der Umsetzung dargestellt. Die daraus entwickelten Handlungsempfehlungen werden seitdem kontinuierlich umgesetzt.
Mit dem Beschluss des Gemeinderats zur Unterzeichnung der Resolution für die Unterstützung der Agenda 2030 und der 17 Nachhaltigkeitsziele im Jahr 2017 unterstreichen der Gemeinderat und die Stadtverwaltung gemeinsam ihre vorangegangenen Entscheidungen.